Dropbox es un servicio con el que podrás alojar en la nube una gran cantidad de archivos, siendo una de las plataformas más conocidas que realizan este tipo de acciones. Tal es la importancia que ha generado, que, desde hace unos años, ofrece una opción indicada para equipos de trabajos en las empresas, en las que pueden compartir entre todos sus documentos, haciendo más accesible su utilización, como también acelerando el proceso, en el que antes debía ser por memoria USB o incluso por correos que tardaban en llegar y que a veces se perdían. A continuación, te vamos a hablar de todo lo que necesitas saber sobre Dropbox para empresas.
Cómo tener Dropbox para empresas
Posiblemente lo primero que tengas que saber es que, a diferencia de Dropbox para usuarios normales, la edición business es de pago, por lo que podrás adquirirlo según el modelo que quieras contratar, variando sobre todo en la capacidad de almacenamiento que se te otorga a ti y a tu equipo, como también las personas que se van a poder conectar a la misma. Una de las diferencias que existe entre la versión normal y la de empresas es que la primera cada uno va a tener una cuenta diferente con sus propios archivos y documentos, mientras que la otra se trata de una cuenta en conjunto, en el que los archivos están en un mismo lugar, pero al que se puede acceder por diferentes cuentas gestionadas por una, que suele ser el que contrata dicho formato de Dropbox.
Para comenzar a tener Dropbox en tu ordenador, lo que tendrás que hacer es descargarte el programa o aplicación de su página oficial, y una vez instalado, podrás sincronizar todos los archivos que quieras dentro de la carpeta que se te ha creado y que será la que se comparta con el resto de personal que tenga acceso a ella. Cuando te creas tu cuenta de Dropbox para empresas, te dan la posibilidad de usar una carpeta para tus archivos privados y personales, de los que nadie tendrá acceso, y que funciona como una cuenta normal, mientras que en la otra recibirás todos los documentos relativos al trabajo, por lo tanto, tendrás que conectar tanto tu cuenta personal, como la de tu trabajo para que funcionen conjuntamente.
El siguiente paso es posiblemente uno de los más sencillos, pero que deberás de dominar para que pueda funcionar bien esta herramienta de almacenamiento en la nube. Podrás añadir los archivos a Dropbox directamente en la propia carpeta que se te ha creado, como también por medio del navegador. Una vez que los subas, a priori nadie tendrá acceso a ellos, por lo que tendrás que hacer el siguiente paso, que es compartir dichas carpetas o solo las que a ti te interesan con el equipo de trabajo. Esto consigue que por ejemplo ciertos empleados tengan acceso a ciertas carpetas, mientras que otros puedan modificar o añadir documentos a otras.
Cómo funciona Dropbox para empresas: ventajas
Alguien puede pensar que las funciones son muy parecidas entre las dos versiones, pero lejos de esto, se encuentran unas características que los profesionales se sentirán agraciados de tenerlas y que podrán utilizar fácilmente, haciendo su trabajo mucho más sencillo.
Para comenzar, se va a tener acceso ilimitado a las versiones que ha tenido un mismo archivo, muy útil, por ejemplo, si se está trabajando en un proyecto en el que todos los usuarios que están conectados van modificándolo, pero que, al final se decide volver hasta cierto punto. Es bastante interesante incluso cuando se tienen problemas a la hora de editar una fotografía o archivos, quedando alguno de ellos corruptos, pudiendo volver a la versión antigua que sí funcionaba o que estaba correcta.
Por otro lado, y una de las prestaciones que más se admira de Dropbox para empresas es que empezarás con un total de 1 TB para todos tus archivos, una cantidad muy superior comparada con la versión individual y que, además, cuenta con todo tipo de cifrados haciendo que los documentos que tengas guardados en estas carpetas estén seguros y no vayan a parar a manos que no deben. Por si fuera poco esta cantidad de almacenamiento en la nube, una vez que se llega al límite, se nos da la posibilidad de aumentar el tamaño de esta memoria, ¿el coste? Totalmente gratis.
Otro de los puntos fuertes a los que tienes acceso cuando eres cliente Business de Dropbox es que podrás borrar de manera remota los archivos de un ordenador o móvil que se haya conectado. Esto es perfecto cuando, por ejemplo, se pierde uno de estos aparatos o lo sustraen, quedando todos los datos expuestos a esa persona que lo ha robado. También ayuda a que, cuando un trabajador sale fuera del equipo de trabajo, deje de tener acceso a esos archivos, quedando todo borrado por completo y evitando que se hagan copias de seguridad.
Quizás uno de los mayores inconvenientes que tiene este servicio es su elevado precio, ya que se va un poco de las manos, aunque desde que se ha creado este servicio para empresas, el precio ha ido ajustándose poco a poco. Lo importante es saber que es recomendable usarlo siempre y cuando se trate de un trabajo y que se le vaya a dar uso, ya que de manera particular nos puede salir mucho más caro, sobre todo si vamos añadiéndole usuarios que pueden entrar en la carpeta.
De igual manera, y para aquellos que quieren probar todas las características que tiene este Dropbox para empresas, la propia plataforma te da la opción de probarla durante al menos 14 días, con lo que podrás en estas dos semanas, poner a prueba todo el potencial que tiene esta herramienta de almacenamiento en la nube, y si te convence, contratarla o sino, probar con otros servicios más baratos o que pueden ser más factibles para el tiempo de empresa que tienes o el número de empleados o el flujo de documentos, ya que, si solamente se tratan de documentos de texto y no cuentan con un gran peso, podrás hacerlo en otras plataformas, pero si se refiere a fotografías de gran calidad, vídeos entre otros, merece la pena la inversión.
